Comment avez-vous été accompagnés dans la structuration du Système d’Information Partagé (SIP) ?
En 2020, dès la constitution du Pôle de Santé des Grées, l’équipe s’est posée la question du SIP qui était un des critères essentiels de l’Accord Conventionnel Interprofessionnel (ACI).
Tous les médecins et tous les paramédicaux utilisaient un logiciel métier différent et changer notre système de fonctionnement afin de tous converger vers un même logiciel était pour nous un défi.
Nous avons constitué un groupe projet dédié à cette thématique avec le souci que chaque profession et chaque site soit représentés afin d’avoir une vision globale des besoins de chacun. Etant donné que notre Pôle de Santé est organisé en multi sites, nous avons dans un premier temps sélectionné sur la liste des logiciels labélisés, les éditeurs proposant des formules tout web. Quatre solutions répondaient à notre premier critère.
Ensuite, nous avons organisé la présentation des 4 solutions retenues au groupe projet, puis chacun a pu s’exprimer sur ses préférences selon ses besoins, avec une attention particulière donnée à l’avis des médecins pour qui ce logiciel deviendrait leur nouvel outil « métier ». Après cette étape de présentation, 2 solutions ont été retenues sur l’avis de l’équipe pluri professionnelle.
Le choix ultime s’est fait à la suite de la mise en place de groupes de travail mono professionnel, où chaque métier a bénéficié d’une présentation spécifique afin de tester et simuler des cas concrets du quotidien pour les 2 logiciels restant à départager. Les groupes mono professionnels ont mutualisé leurs constats et votés pour sélectionner le logiciel répondant aux maximum des attentes de l’équipe pluri professionnelle.
La mise en place du logiciel à déployer s’est faite en 2 étapes : d’abord pour les médecins en juin 2020, après avoir récupéré et intégré les données de leur précédent logiciel, puis les paramédicaux en septembre 2020.
L’équipe a reçu une aide financière du fond FIR de l’ARS Bretagne qui a permis de soutenir cette dynamique de projet.
Quels professionnels sont équipés du SIP aujourd’hui et l’utilisent ?
Aujourd’hui, l’ensemble de l’équipe bénéficie d’un accès au SIP, ce qui représente 41 accès (médecins, secrétaires, IDE, kiné, pharmaciens, orthophonistes, pédicure podologue, psychomotricienne, psychologue). Chaque professionnel a accès aux informations du dossier patient selon son métier se basant sur les mêmes droits d’accès du Dossier Médical Partagé.
Tous les médecins utilisent et mutualisent la base patient via le nouveau SIP. Les paramédicaux sont libres de migrer son logiciel métier vers le nouveau SIP déployé ou non, ce qui n’empêche pas à chacun d’avoir accès aux différentes fonctionnalités et notamment à la messagerie interne qui permet à l’ensemble de l’équipe pluri professionnelle d’échanger des informations de manière sécurisée.
Une confiance mutuelle entre les professionnels est de mise et un cadre d’utilisation du SIP est nécessaire. L’équipe a mis en place une charte d’utilisation du SIP afin de responsabiliser chaque professionnel. Celle-ci est présentée à chaque nouvel utilisateur qui la signe.
Les patients sont informés du partage d’information via le SIP par un affichage dans chaque salle d’attente qui leur donne aussi le droit de s’y opposer.
Le COPIL a choisi de financer tous les abonnements des professionnels grâce aux critères SIP de l’ACI.
Quelle plus-value vous apporte l’usage du SIP au sein de votre équipe ?
L’ensemble des professionnels reconnait aujourd’hui la plus-value de l’usage du SIP en équipe pluri professionnelle. La qualité des soins est améliorée par l’accès à des informations fiables du dossier patient. La prise en soin est aussi plus efficiente du fait de la communication pluri professionnelle via la messagerie interne nous permettant d’être réactif. Le SIP est devenu le support de coordination d’équipe par exemple la programmation sur les agendas des Réunion de Concertation Pluri professionnelle et des autres rencontres en lien avec les projets de santé publique et la mise à disposition d’une bibliothèque partagée.
Notre objectif étant que le SIP reste un outil attractif et fédérateur au service de l’exercice coordonné.
Merci à toute l’équipe du Pôle de Santé des Grées pour ce témoignage